Prywatność i dane osobowe w TransPanel.

Administrator danych

Administratorem danych przetwarzanych na stronie, w formularzu kontaktowym, korespondencji sprzedażowej i obsłudze umów jest Axart Group Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, ul. Kapelanka 12, 30-347 Kraków, KRS: 0000657726, NIP: 6762520095, REGON: 366295859. Kontakt w sprawach prywatności: kontakt@transpanel.pl.

Axart Group Sp. z o.o. oceniła obecny zakres i skalę przetwarzania w TransPanel i na dzień 18.05.2026 nie stwierdziła obowiązku wyznaczenia inspektora ochrony danych na podstawie art. 37 ust. 1 RODO. Ocena jest ponawiana przy zmianie skali, modułów albo profilu danych przetwarzanych dla klientów. W sprawach prywatności pisz na: kontakt@transpanel.pl.

Ostatnia aktualizacja polityki: 18.05.2026.

Role w aplikacji

Jeżeli firma przewozowa korzysta z panelu i wpisuje dane swoich klientów, pasażerów, kierowców, pracowników albo kontrahentów, administratorem tych danych jest ta firma. Axart Group Sp. z o.o. przetwarza je wtedy na jej zlecenie jako processor, w zakresie potrzebnym do hostingu, utrzymania, zabezpieczenia i wsparcia usługi. Rozwój usługi odbywa się na danych zagregowanych, zanonimizowanych albo w granicach udokumentowanych instrukcji klienta.

Formularz kontaktowy

Formularz na stronie zapisuje zgłoszenie w panelu administracyjnym i wysyła wiadomości e-mail: powiadomienie do operatora TransPanel oraz kopię potwierdzającą do osoby wysyłającej formularz. Przetwarzamy dane podane przez użytkownika: imię, e-mail, telefon, skalę działania firmy i opcjonalną wiadomość. Techniczne dane antyspamowe, takie jak skrót adresu IP, mogą być zapisywane w celu zabezpieczenia formularza. Wysłanie formularza nie zapisuje osoby automatycznie do newslettera.

Dane w panelu

W aplikacji mogą pojawić się dane użytkowników panelu, klientów przewoźnika, pasażerów, kierowców, pojazdów, wyjazdów, wycen, faktur, raportów, dokumentów i plików. Panel obsługuje też konta kierowców, zaproszenia, widok mobilny PWA, aktywność kierowcy, urlopówki, dokumenty kierowcy oraz ustawienia widoczności zleceń.

Dokumenty i moduły pilotażowe

Moduł dokumentów może przechowywać skany lub pliki dotyczące kierowców, pojazdów i firmy: badania, karty kierowcy, Kod 95, OC, przeglądy, licencje, zezwolenia, winiety, urządzenia toll, naklejki i podobne dokumenty. Funkcje tachografów, ECP, paczek kontrolnych i importu aktywności są funkcjami pilotażowymi albo modułowymi. Jeżeli są włączone, zakres danych, retencję i zasady dostępu trzeba opisać w umowie i DPA.

Cele i podstawy prawne

• odpowiedź na zapytanie i prowadzenie rozmów przed zawarciem umowy - art. 6 ust. 1 lit. b RODO albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
• obsługa umowy, kont użytkowników, wdrożenia i wsparcia - art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
• rozliczenia, faktury i obowiązki księgowe - art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
• bezpieczeństwo, logi, dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami - art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
• kontakt B2B z osobami kontaktowymi firm - art. 6 ust. 1 lit. f RODO, z poszanowaniem przepisów o komunikacji elektronicznej,
• przetwarzanie szczególnych kategorii danych w panelu klienta, na przykład danych medycznych kierowców, odbywa się na podstawie i odpowiedzialność klienta jako administratora; Axart Group działa wtedy w granicach DPA.

Naszym prawnie uzasadnionym interesem jest obsługa zapytań B2B, zabezpieczenie usługi, rozliczalność działań, dochodzenie lub obrona roszczeń oraz kontakt z osobami działającymi po stronie firm zainteresowanych TransPanel. Jeżeli dane kontaktowe pochodzą z publicznych rejestrów, strony internetowej firmy, polecenia albo korespondencji, przetwarzamy zwykle dane identyfikacyjne, służbowe dane kontaktowe i informacje o firmie.

Okres przechowywania

Dane z formularzy i korespondencji sprzedażowej przechowujemy przez czas potrzebny do obsługi zapytania, negocjacji, zawarcia umowy, rozliczalności kontaktu oraz ewentualnych roszczeń. Dane umowne i rozliczeniowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi oraz czas przedawnienia roszczeń. Dane wpisane przez klienta do panelu są przechowywane zgodnie z umową, DPA, konfiguracją usługi i poleceniami klienta.

Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane dostawcom hostingu, poczty e-mail, storage plików, monitoringu, narzędzi technicznych, obsługi płatności, księgowości, doradcom prawnym, podmiotom wspierającym utrzymanie systemu oraz organom publicznym, jeżeli wymagają tego przepisy. Lista konkretnych podprocesorów dla danych klientów powinna być potwierdzana w DPA albo umowie dla danego wdrożenia.

Przekazywanie poza EOG

Dane panelu klienta są domyślnie hostowane w Europejskim Obszarze Gospodarczym, o ile umowa, zamówienie lub DPA nie stanowią inaczej. Brak rutynowego transferu danych panelu klienta poza EOG, chyba że taki transfer zostanie wskazany w DPA, zamówieniu albo liście podprocesorów. Jeżeli dostawca techniczny przetwarza dane poza EOG, transfer opiera się na decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzulach umownych albo innej podstawie przewidzianej w RODO.

Bezpieczeństwo

Dane firm są rozdzielone logicznie. Dostęp do panelu wymaga konta użytkownika, a role ograniczają zakres pracy w systemie. Pliki są pobierane przez linki o ograniczonym czasie ważności albo podpisane adresy. System zapisuje wybrane logi dostępu, pobrań dokumentów i działań administracyjnych. Szczegółowe środki techniczne i organizacyjne są opisane w dokumentacji bezpieczeństwa albo DPA.

Telefon kierowcy i pamięć lokalna

Konto kierowcy działa w przeglądarce i może korzystać z pamięci urządzenia, żeby utrzymać sesję, ustawienia i wybrane dane potrzebne w widoku mobilnym. Jeżeli kierowca korzysta ze wspólnego telefonu, powinien wylogować się po pracy i w razie potrzeby wyczyścić dane strony w przeglądarce.

Profilowanie i automatyczne decyzje

TransPanel nie podejmuje decyzji prawnych, kadrowych ani finansowych za klienta. Alerty, konflikty, braki obsady i raporty są informacją dla użytkownika. Decyzję o zleceniu, dokumencie, rozliczeniu albo kierowcy podejmuje firma korzystająca z panelu.

Czy podanie danych jest wymagane

Podanie danych w formularzu jest dobrowolne, ale bez danych kontaktowych nie odpowiemy na zgłoszenie. Dane w panelu są potrzebne tylko wtedy, gdy klient chce korzystać z danej funkcji, na przykład faktur, kont kierowców, dokumentów albo raportów.

Prawa osoby, której dane dotyczą

Masz prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia danych, wniesienia sprzeciwu oraz cofnięcia zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody. Możesz też złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W sprawach prywatności napisz na: kontakt@transpanel.pl.

Jeżeli sprawa dotyczy danych wpisanych do panelu przez firmę przewozową, zgłoszenie może wymagać przekazania do tej firmy jako administratora danych.