Kto jest administratorem
Dla formularza kontaktowego i działań sprzedażowych administratorem jest operator TransPanel wskazany w umowie albo ofercie. W sprawach prywatności pisz na: kontakt@transpanel.pl.
W danych wpisanych do panelu przez firmę przewozową administratorem jest ta firma. TransPanel działa wtedy jako podmiot przetwarzający dane na jej zlecenie.
Formularz kontaktowy
Formularz na stronie przygotowuje wiadomość e-mail z danymi podanymi przez użytkownika: imieniem, telefonem i skalą działania firmy. Jeśli zostanie podłączony endpoint zgłoszeń, zakres przetwarzania trzeba potwierdzić przed publikacją. Nie zapisujemy osoby automatycznie do newslettera.
Dane w panelu
W aplikacji mogą pojawić się dane użytkowników panelu, klientów przewoźnika, kierowców, pojazdów, wyjazdów, wycen, faktur, raportów, dokumentów i plików. Panel obsługuje też konta kierowców, zaproszenia, widok mobilny PWA, aktywność kierowcy, urlopówki, dokumenty kierowcy oraz ustawienia widoczności zleceń.
Dokumenty i moduły pilotażowe
Moduł dokumentów może przechowywać skany lub pliki dotyczące kierowców, pojazdów i firmy: badania, karty kierowcy, Kod 95, OC, przeglądy, licencje, zezwolenia, winiety, urządzenia toll, naklejki i podobne dokumenty. Funkcje tachografów, ECP, paczek kontrolnych i importu aktywności są funkcjami pilotażowymi albo modułowymi. Jeśli są włączone, zakres danych trzeba opisać w umowie i DPA.
Po co przetwarzamy dane
- żeby odpowiedzieć na zapytanie ze strony,
- żeby prowadzić konta użytkowników i kierowców,
- żeby obsłużyć wyjazdy, kalendarz, konflikty, braki obsady i serie wyjazdów,
- żeby przygotować wyceny, faktury, korekty, PDF i wiadomości e-mail,
- żeby przechowywać dokumenty, alerty, raporty i historię działań,
- żeby utrzymać bezpieczeństwo, logi dostępu i rozliczalność.
Podstawy prawne
Dane z formularza przetwarzamy, aby odpowiedzieć na zapytanie i prowadzić rozmowę handlową. W praktyce podstawą może być podjęcie działań przed zawarciem umowy, prawnie uzasadniony interes w obsłudze kontaktu, obowiązek prawny przy rozliczeniach albo zgoda, jeśli dana funkcja jej wymaga.
Czas przechowywania
Dane przechowujemy tak długo, jak jest to potrzebne do obsługi zapytania, wykonania umowy, rozliczeń, bezpieczeństwa, obsługi roszczeń i obowiązków prawnych. Retencja zależy od typu danych. Szczegółową tabelę retencji trzeba potwierdzić w umowie albo załączniku.
Odbiorcy danych
Dane mogą trafiać do dostawców hostingu, poczty e-mail, storage, monitoringu, narzędzi technicznych, obsługi płatności lub księgowości tylko wtedy, gdy taki moduł zostanie faktycznie uruchomiony w danym wdrożeniu. Lista podprocesorów powinna być podana w umowie i DPA dla konkretnego wdrożenia.
Przekazywanie poza EOG
Jeśli któryś dostawca techniczny przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, trzeba wskazać to w umowie albo DPA razem z podstawą transferu i zabezpieczeniami. Przed publikacją trzeba potwierdzić aktualną listę dostawców.
Bezpieczeństwo
Dane firm są rozdzielone logicznie. Dostęp do panelu wymaga konta użytkownika, a role ograniczają zakres pracy w systemie. Pliki są pobierane przez linki o ograniczonym czasie ważności albo podpisane adresy. System zapisuje wybrane logi dostępu, pobrań dokumentów i działań administracyjnych.
Telefon kierowcy i pamięć lokalna
Konto kierowcy działa w przeglądarce i może korzystać z pamięci urządzenia, żeby utrzymać sesję, ustawienia i wybrane dane potrzebne w widoku mobilnym. Jeśli kierowca korzysta ze wspólnego telefonu, powinien wylogować się po pracy.
Profilowanie i automatyczne decyzje
TransPanel nie podejmuje decyzji prawnych ani kadrowych za klienta. Alerty, konflikty, braki obsady i raporty są informacją dla użytkownika. Decyzję o zleceniu, dokumencie, rozliczeniu albo kierowcy podejmuje firma korzystająca z panelu.
Czy podanie danych jest wymagane
Podanie danych w formularzu jest dobrowolne, ale bez telefonu albo danych kontaktowych nie odpowiemy na zgłoszenie. Dane w panelu są potrzebne tylko wtedy, gdy klient chce korzystać z danej funkcji, na przykład faktur, kont kierowców, dokumentów albo raportów.
Prawa osoby, której dane dotyczą
Masz prawo dostępu do danych, sprostowania, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia danych, usunięcia danych tam, gdzie pozwalają na to przepisy, oraz wniesienia sprzeciwu. Możesz też złożyć skargę do organu nadzorczego. W sprawach prywatności napisz na: kontakt@transpanel.pl.